VDI 2770, PDF/A, Zulieferdokumente und QR-Code
Was Maschinen- und Anlagenbauer jetzt tun müssen – und wie EURODOK dabei hilft
Technische Dokumentation steht aktuell vor einem grundlegenden Wandel. Mit der VDI 2770, steigenden Kundenanforderungen und Themen wie Digital Data Chain und QR-Code-basierter Produktidentifikation muessen Dokumentationen strukturiert, standardisiert und maschinenlesbar bereitgestellt werden.
Viele Unternehmen stehen dabei vor konkreten Herausforderungen: Bestehende Dokumente sind nicht PDF/A-konform, Metadaten fehlen oder sind uneinheitlich, und insbesondere Zulieferdokumente passen oft nicht in die geforderte Struktur. Gleichzeitig muessen bestehende Redaktionssysteme angepasst und Prozesse neu definiert werden.
Der entscheidende Punkt: Es geht nicht nur um Formate, sondern um durchgaengige, robuste Prozesse, die auch langfristig funktionieren.
EURODOK unterstuetzt Sie dabei von der Analyse ueber die Konzeption bis zur Umsetzung. Wir sorgen dafuer, dass Ihre Dokumentation nicht nur normkonform ist, sondern auch effizient, stabil und zukunftssicher funktioniert.
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VDI 2770 in der Praxis
Struktur, Anforderungen und Umsetzung in der Technischen Dokumentation
Die VDI 2770 definiert eine standardisierte Struktur für die digitale Übergabe von Herstellerdokumentation im Maschinen- und Anlagenbau. Ziel ist es, Dokumentation eindeutig identifizierbar, strukturiert und automatisiert verarbeitbar zu machen.
Damit wird ein grundlegender Wandel in der Technischen Dokumentation eingeleitet: weg von unstrukturierten Dokumentensammlungen hin zu klar definierten, modular aufgebauten Informationseinheiten mit konsistenten Metadaten.
Grundkonzept der VDI 2770
Das zentrale Element der VDI 2770 ist das sogenannte Dokumentationsmodul.
Ein Dokumentationsmodul besteht aus:
genau einem Dokument
einer zugehörigen XML-Metadatendatei
Das Dokument liegt in der Regel im PDF/A-Format vor, während die Metadatendatei alle relevanten Informationen zur eindeutigen Identifikation und Einordnung enthält.
Die gesamte Dokumentation wird in standardisierten ZIP-Containern übergeben. Dabei gibt es:
Dokumentcontainer für einzelne Dokumente
einen übergeordneten Dokumentationscontainer für die Gesamtlieferung
Diese Struktur ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung und Integration in nachgelagerte Systeme.
Dokumentformat und PDF/A
VDI 2770 fordert die Bereitstellung der Dokumente im PDF/A-Format, um eine langfristige Lesbarkeit und Archivierung sicherzustellen.
In der Praxis ergeben sich daraus mehrere Herausforderungen:
Schriften müssen vollständig eingebettet und PDF/A-kompatibel sein
Grafiken müssen den Anforderungen entsprechen
bestehende Dokumente sind häufig nicht ohne Anpassung konform
Diese Aspekte können nicht nachträglich im Prozess korrigiert werden, sondern müssen bereits in den Templates und Publikationsprozessen berücksichtigt werden.
Zusätzlich können Quellformate bereitgestellt werden, sofern sie inhaltlich konsistent zum PDF/A-Dokument sind.
Metadaten als Schlüssel zur Automatisierung
Die Metadaten sind ein zentrales Element der VDI 2770. Sie ermöglichen die strukturierte Ablage, Auffindbarkeit und automatisierte Verarbeitung der Dokumentation.
Typische Metadaten sind:
Dokumenttyp und Klassifikation
Dokumentnummer und Version
Sprache
Hersteller und Produktbezug
Beziehungen zu anderen Dokumenten
Die Metadaten werden in XML bereitgestellt und basieren auf etablierten Normenmodellen.
Für die Umsetzung bedeutet das:
Erweiterung der Datenstrukturen im Redaktionssystem
Definition und Durchsetzung von Pflichtfeldern
Validierung der Daten vor der Publikation
automatische Generierung der XML-Metadatendateien
Ohne konsistente Metadaten ist eine VDI-2770-konforme Lieferung nicht möglich.
Klassifikation und Dokumentstruktur
Die VDI 2770 definiert eine klare Klassifikation von Dokumenttypen. Diese dient dazu, Dokumente eindeutig einzuordnen und automatisiert weiterverarbeiten zu können.
In der Praxis stellt sich häufig die Frage, wie mit Dokumenten umzugehen ist, die mehreren Informationstypen entsprechen. Hier sind zwei Ansätze möglich:
Zuordnung zu einer primären Klasse
Aufteilung in mehrere Dokumentationsmodule
Letzteres kann strukturell sinnvoll sein, bedeutet jedoch eine tiefgreifende Änderung bestehender Dokumentationskonzepte, insbesondere im Hinblick auf Querverweise und Publikationslogik.
Umgang mit Zulieferdokumenten
Ein kritischer Punkt in der Umsetzung ist die Integration von Zulieferdokumentation.
Typische Herausforderungen:
uneinheitliche Formate
fehlende Metadaten
keine VDI-2770-Konformität
Mögliche Lösungsansätze sind:
Integration kompletter VDI-2770-Pakete von Zulieferern
Validierung und Konvertierung von Dokumenten
vollständige Übernahme in das eigene Redaktionssystem
Dafür müssen klare Prozesse definiert werden, einschließlich Prüfmechanismen für PDF/A-Konformität und Metadatenqualität.
Integration in bestehende Systeme
Die Umsetzung der VDI 2770 erfordert Anpassungen in bestehenden Systemen, insbesondere in Redaktionssystemen wie TIM.
Notwendige Erweiterungen sind:
Verwaltung und Pflege von Metadaten direkt am Dokument
Definition von Pflichtfeldern
Erweiterung der Benutzeroberflächen
Generierung von XML-Metadaten bei der Publikation
Export als standardisierte ZIP-Container
Auch Importprozesse für bestehende oder externe Dokumente müssen berücksichtigt werden.
Prozesssicherheit und Dokumentation
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist die Stabilität der Prozesse.
Gerade bei personellen Veränderungen wird deutlich:
Wissen muss dokumentiert sein
Prozesse müssen nachvollziehbar und reproduzierbar sein
Fehlerfälle müssen definiert und beherrscht werden
Dazu gehören:
klar definierte Workflows
Prüf- und Validierungsmechanismen
Dokumentation der Prozesse und Regeln
Redaktionsleitfäden und Standards
Erweiterte Anforderungen und Zukunftsperspektive
Die VDI 2770 ist nicht isoliert zu betrachten, sondern Teil eines größeren Kontexts:
Digital Data Chain
Asset Administration Shell
QR-Code-basierte Produktidentifikation
Integration in digitale Zwillinge
Zusätzlich können kundenspezifische Anforderungen, beispielsweise von großen Industrieunternehmen, über die VDI 2770 hinausgehen.
Das betrifft unter anderem:
spezifische Metadatenmodelle
Anforderungen an Lieferformate
Integrationsprozesse in bestehende Systeme
Fazit
Die Einführung der VDI 2770 ist kein reines Format- oder IT-Thema, sondern ein umfassendes Struktur- und Prozessprojekt.
Sie betrifft:
Dokumentformate
Metadaten
Systemlandschaften
Organisationsstrukturen
Arbeitsprozesse
Unternehmen, die diese Anforderungen strukturiert angehen, schaffen die Grundlage für:
effiziente Dokumentationsprozesse
automatisierte Weiterverarbeitung
bessere Datenqualität
langfristige Zukunftssicherheit